1. Responsable del tratamiento
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013) y demás normas concordantes sobre protección de datos personales, se informa que el responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de nuestras plataformas es:
HOSTKOLPIX S.A.S. (en adelante, «Hostkolpix», «nosotros» o «el Proveedor»), sociedad comercial constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 902026095-4, con domicilio principal en Carrera 43A #1-50, Torre 1, Piso 6, Oficina 601, El Poblado, Medellín, Antioquia, Colombia, correo electrónico juridico@hostkolpix.com y teléfono +57 (305) 222 0460.
Para el ejercicio de sus derechos como titular, puede contactarnos en juridico@hostkolpix.com, canal habilitado para la atención de consultas y reclamos en materia de protección de datos personales.
2. Datos personales que recolectamos
Recolectamos únicamente los datos necesarios para prestar nuestros servicios:
| Categoría | Datos |
|---|---|
| Identificación | Nombre completo o razón social, tipo y número de documento de identidad o NIT. |
| Contacto | Correo electrónico, teléfono, dirección, ciudad, departamento y país. |
| Facturación | Datos de facturación, historial de pedidos, pagos y comprobantes de transferencia que el usuario cargue. |
| Autenticación | Contraseña almacenada mediante funciones criptográficas de resumen irreversibles y, si el usuario la activa, configuración de verificación en dos pasos. |
| Medios de pago | Identificador seguro (token) del medio de pago, franquicia y últimos cuatro dígitos. No almacenamos el número completo de la tarjeta ni su código de seguridad. |
| Técnicos | Dirección IP, fecha y hora de acceso, navegador y registros de actividad y seguridad de las plataformas. |
| Dominios | Datos del titular exigidos por el registro correspondiente para el registro y administración de nombres de dominio. |
No tratamos datos sensibles. No solicitamos ni recolectamos datos relativos a salud, origen étnico, orientación política, convicciones religiosas, vida sexual ni datos biométricos. Tampoco dirigimos nuestros servicios a menores de edad ni recolectamos deliberadamente sus datos.
3. Finalidades del tratamiento
Los datos personales se tratan para las siguientes finalidades:
- Crear y administrar la cuenta del usuario y autenticar su acceso.
- Ejecutar el contrato: aprovisionar, activar, renovar, suspender y cancelar los servicios contratados.
- Procesar pagos, emitir comprobantes y cumplir obligaciones contables y tributarias.
- Registrar y administrar nombres de dominio ante el registrador y el registro correspondiente.
- Prestar soporte técnico y atender solicitudes, quejas y reclamos.
- Enviar comunicaciones transaccionales indispensables: avisos de vencimiento, cobro, suspensión, eliminación de datos, seguridad y cambios contractuales.
- Prevenir fraude, detectar abusos y garantizar la seguridad de la infraestructura.
- Cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridad competente.
- Enviar información comercial sobre nuestros servicios, únicamente si el titular lo ha autorizado de manera previa, expresa e informada.
Las comunicaciones comerciales se remiten conforme a la Ley 2300 de 2023 e incluyen siempre un mecanismo gratuito y sencillo para revocar la autorización.
4. Autorización del titular
La autorización para el tratamiento se obtiene de manera previa, expresa e informada mediante la aceptación de esta Política al momento del registro, la contratación o el envío de formularios, y queda registrada electrónicamente con fecha y hora.
El tratamiento necesario para la ejecución del contrato y para el cumplimiento de obligaciones legales no requiere autorización adicional, conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
5. Derechos del titular
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales.
6. Eliminación de la cuenta y supresión de datos
El usuario puede solicitar la eliminación de su perfil directamente desde la sección Mi Perfil del portal de clientes, mediante la opción «Eliminar perfil», o escribiendo a juridico@hostkolpix.com.
Qué ocurre al eliminar el perfil
- Se cancela el acceso al portal y se suprimen los datos personales cuyo tratamiento no esté amparado por un deber legal o contractual.
- Los servicios activos asociados a la cuenta se dan por terminados, con la consiguiente pérdida definitiva de la información alojada (sitios, correos y bases de datos). Esta consecuencia se advierte antes de confirmar la solicitud.
- Se conserva, por el tiempo que exija la ley, la información de facturación, pagos y registros contables, tributarios y de seguridad. En particular, los soportes contables se conservan conforme al artículo 28 de la Ley 962 de 2005 y a las normas tributarias aplicables.
- Los nombres de dominio registrados se rigen por las políticas del registro correspondiente y su titularidad no se extingue por la eliminación del perfil.
La eliminación del perfil es irreversible. Recomendamos descargar previamente las copias de seguridad y los comprobantes que el usuario requiera.
7. Procedimiento para consultas y reclamos
Consultas
Las consultas sobre los datos personales serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción. Cuando no fuere posible atenderlas en ese plazo, se informará al interesado los motivos y la fecha de respuesta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos
El reclamo debe presentarse por escrito a juridico@hostkolpix.com con la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección de notificación y los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido.
El reclamo se resolverá en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde su recepción. Cuando no fuere posible, se informarán los motivos y la fecha de respuesta, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El titular podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable.
8. Encargados y transferencia internacional de datos
Para prestar los servicios compartimos datos, en la medida estrictamente necesaria, con los siguientes encargados del tratamiento:
| Proveedor | Finalidad | Ubicación |
|---|---|---|
| Oracle Cloud Infrastructure | Infraestructura de servidores y almacenamiento | Bogotá, Colombia |
| ePayco | Procesamiento de pagos electrónicos | Colombia |
| OpenProvider | Registro y administración de dominios | Países Bajos (Unión Europea) |
| Microsoft | Licencias y servicios de correo profesional | Internacional |
Las transferencias internacionales se realizan conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, hacia países que la Superintendencia de Industria y Comercio ha declarado con nivel adecuado de protección o bajo contratos de transmisión de datos que imponen al encargado las obligaciones de seguridad y confidencialidad exigidas por la normativa colombiana. Los datos del titular de un dominio se transmiten al registro correspondiente por exigencia de las políticas de ICANN o de la autoridad de la extensión.
No vendemos, arrendamos ni cedemos datos personales a terceros con fines publicitarios.
9. Medidas de seguridad
Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso indebido, entre ellas: cifrado en tránsito mediante TLS, almacenamiento cifrado de credenciales de integraciones, contraseñas protegidas con funciones de resumen irreversibles, verificación en dos pasos opcional, control de acceso por roles, protección contra falsificación de peticiones, límites de intentos de acceso y registros de auditoría de seguridad.
Pese a ello, ningún sistema es completamente invulnerable. En caso de incidente que afecte datos personales, notificaremos a los titulares y a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a la normativa vigente.
10. Vigencia de la base de datos y conservación
Los datos se conservarán mientras subsista la relación contractual y, terminada esta, durante el término necesario para atender obligaciones legales, contables, tributarias y de defensa judicial. Cumplidos dichos términos, los datos serán suprimidos o anonimizados de forma segura.
Las bases de datos de Hostkolpix se registran, cuando resulte legalmente exigible, en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
11. Cambios en esta Política
Podremos actualizar esta Política para reflejar cambios normativos u operativos. Las modificaciones sustanciales se informarán al correo registrado o mediante aviso destacado en el sitio, con al menos quince (15) días calendario de antelación. La fecha de última actualización figura al inicio de este documento.